La RPA, nouvel outil des entreprises pour gagner en efficience

La technologie de l’automatisation robotisée des processus (RPA), bien que relativement nouvelle, a réussi à attirer l’attention des entreprises au cours des dernières années. Ce robot logiciel permet d’imiter le comportement humain en automatisant certaines tâches récurrentes et fastidieuses. Il navigue dans les logiciels d’entreprise comme les systèmes ERP ou les outils de gestion des services et permet l’automatisation de tâches répétitives sans valeur ajoutée. Ces robots possèdent de nombreux avantages, ils sont capables de...
Djouzar ABASSEBAY Djouzar ABASSEBAY4 février 20214 min

La technologie de l’automatisation robotisée des processus (RPA), bien que relativement nouvelle, a réussi à attirer l’attention des entreprises au cours des dernières années. Ce robot logiciel permet d’imiter le comportement humain en automatisant certaines tâches récurrentes et fastidieuses. Il navigue dans les logiciels d’entreprise comme les systèmes ERP ou les outils de gestion des services et permet l’automatisation de tâches répétitives sans valeur ajoutée. Ces robots possèdent de nombreux avantages, ils sont capables de travailler plus rapidement et efficacement en augmentant la sécurité et la connaissance des performances du processus.

 

La transformation des entreprises

 

Les périodes de notre histoire communément appelée « révolution industrielle » ont été portées par des innovations fortes permettant aux entreprises de gagner en productivité. De l’exploitation du charbon et l’utilisation de la machine à vapeur, à l’utilisation du pétrole et de l’électricité en passant par l’introduction de l’électronique et des technologies informatiques, chaque révolution a transformé les métiers et façonné les entreprises.

Actuellement, la transformation digitale des entreprises augmente le nombre de données collectées et elle est renforcée par des outils d’entreprises permettant une meilleure gestion de cette complexité.

En ajoutant à cela un contexte de plus en plus concurrentiel, les entreprises sont à la recherche constante d’efficacité au sein de leurs différents services. Parmi ces outils, l’automatisation robotisée des processus appuie réellement ces gains en efficacité. Bien que le terme « Robotic Process Automation » (RPA) peut évoquer une vision de robots physiques errant dans les bureaux en effectuant des tâches humaines, la RPA fait référence à un logiciel mimant l’action humaine sur un ordinateur.

Les tâches structurées sont déléguées à une flotte de robots virtuels offrant ainsi la possibilité de libérer du temps aux équipes pour se concentrer sur les exceptions et les missions à plus forte valeur ajoutée.

Concrètement, les RPA peuvent se connecter à des applications, entrer des données, calculer et effectuer des tâches, puis se déconnecter. Ils utilisent directement l’interface graphique de l’utilisateur et reproduisent toutes les étapes qu’un humain suivrait pour effectuer un processus.

 

La RPA, une promesse de gain d’efficacité pour les entreprises

 

Comme vous commencez à le comprendre, ce nouvel outil possède de nombreux avantages pour les équipes métiers, l’entreprise et évidemment les clients en finalité. La RPA permet notamment :

  • La libération du temps pour les équipes afin qu’elles puissent se concentrer sur l’analyse des exceptions et plus généralement sur des fonctions à plus forte valeur ajoutée
  • L’amélioration significative des processus en termes de qualité, de conformité et de productivité : réduction les risques d’erreurs humaines, augmentation de la conformité et de la vérifiabilité, tout en effectuant la tâche plus rapidement (les robots peuvent travailler 24/7)
  • La réduction des coûts directs engendrée dans certains cas par la réduction des coûts de licences pour certaines plateformes
  • L’amélioration du service à la clientèle : éliminer les erreurs humaines pour améliorer la satisfaction des clients
  • Un meilleur suivi des performances du processus : toutes les étapes de la RPA sont enregistrées offrant la possibilité d’avoir une plus grande transparence du processus
  • Il n’impacte pas les systèmes informatiques existants : l’un des principaux avantages de l’utilisation d’une main-d’œuvre virtuelle, ou d’un robot RPA, est qu’il n’oblige pas à remplacer les systèmes existants. Au lieu de cela, la RPA vient se greffer aux systèmes existants

Au vu de ces différents bénéfices, on comprend vite pourquoi elle est devenue rapidement un atout précieux pour les entreprises en recherche permanente d’efficacité.

 

Tous les processus sont-ils intéressants à être automatisés ?

 

En voyant le potentiel qu’offre cette technologie, il est tentant de vouloir l’appliquer à toutes les tâches récurrentes d’une entreprise. Néanmoins, après l’identification des processus qui peuvent être intéressants à automatiser, il est important de respecter certains prérequis pour garantir la rentabilité et la viabilité de son implémentation. Ils existent différents critères d’éligibilité d’un processus dont les principaux sont :

  • Processus répétitif et/ou avec un volume important (les seuils varient selon les entreprises) : cela permet de définir la quantité de tâches à automatiser et donc d’en déduire un potentiel gain de temps
  • Clairement défini : le processus doit avoir des règles de gestion précises. Le robot ne prend pas de décisions par lui-même, il se contente de suivre des étapes prédéfinies
  • Digitalisé : le format d’entrée numérique est indispensable. Pour les documents non numérisés, une étape supplémentaire doit être prise en compte
  • Standardisé : le processus ne doit pas changer dans les prochains mois/années dus à un changement de plateformes ou à l’intégration de nouveaux systèmes dans le processus. En effet, le remplacement des systèmes existants peut automatiser les processus de manière encore plus efficace que la RPA.
  • Un nombre réduit d’exceptions : chaque processus comprend un certain nombre d’exceptions qui ne sont pas toutes prévisibles, il conviendra alors d’appliquer une maintenance curative si elles n’ont pas été prises en compte en développement

Souvent, même si un processus dans son ensemble n’est pas un bon candidat pour l’automatisation, il pourrait éventuellement être décomposé en sous-processus automatisables qui présentent alors un bénéfice potentiel important.

 

Les perspectives de la RPA

 

À mon humble avis, les entreprises du futur intégreront de plus en plus de solutions offrant des possibilités de réduction des coûts et d’efficacité des équipes. L’automatisation robotisée des processus ne représente qu’un premier pas dans cette quête de l’efficacité. Je pense qu’elle ne représente qu’une solution transitoire vers une automatisation intelligente intégrant de l’intelligence artificielle entraînée à juger des résultats futurs. Ces nouveaux RPA pourront modéliser les processus à l’aide de journaux de bord ou de vidéos des utilisateurs.

Concernant la technologie RPA, on peut également envisager le développement de solution sans code (low code) permettant de faciliter son implémentation directement par les équipes métiers. Les entreprises pourront alors s’appuyer sur des ressources moins coûteuses et réduire le temps de développement de la RPA.

Enfin, la mutualisation des possibilités offertes par d’autres technologies devrait être renforcée. On peut citer par exemple, le « Process Mining » qui est basé sur les enregistrements de toutes les actions effectuées par les employés. L’objectif est de comparer le processus en réalité avec le processus défini comme optimal et donc de mettre en exergue les pertes d’efficacité.

On peut également citer le « Task Mining » qui analyse le flux opérationnel des équipes pour identifier les chemins optimaux pour réaliser une tâche. Toutes les actions réalisées par un employé sont enregistrées pour définir les chemins les plus performants pour réaliser une tâche.

La RPA a donc encore un fort potentiel devant elle et fera incontestablement partie de l’entreprise de demain.

Djouzar ABASSEBAY

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